10 adviezen om effectief te vergaderen

Het schijnt dat we bijna een kwart van onze werktijd verdoen met niet-functionele vergaderingen. Daarom wat conventionele en minder conventionele tips over vergaderen, met vooral als doel wat beter na te denken voordat een vergadering wordt gepland.

Is een vergadering wel de juiste optie? Vergaderingen zijn minder geschikt voor motivatieverhalen, preken en het uitwerken van conflicten. Hiervoor dienen respectievelijk heel goede presentaties, heisessies onder leiding van een goede trainer/coach en sessies met een mediator.

Brainstormen kun je ook beter doen tijdens een boswandeling, op de fiets of in de sauna dan onder tijdsdruk in een benauwd zaaltje. Maar niet te negatief, want vergaderen kan ook leuk en effectief zijn. Mooie mensen in een mooie ruimte, die vol spirit ergens mee bezig zijn, dat is geweldig om aan deel te nemen.

1. Vergader niet

Misschien hoeft het dus helemaal niet, dat vergaderen. Misschien kan het ook bilateraal tijdens een autorit, via e-mail, of via een presentatie?

2. Vergader met minder mensen

Vaak wijst een (te) groot aantal deelnemers op indekken en dus feitelijk het ontlopen van verantwoordelijkheid. Des te minder medewerkers, des te sneller gaat de vergadering. Een goede vergadering heeft bovendien alle aanwezigen nodig. Medewerkers die er alleen maar bijzitten, die niets toevoegen, die kun je maar beter wegsturen of niet uitnodigen.

3. Vergader korter

Ik was ooit eens bij een grote speler in de ICT. Daar mochten vergaderingen niet langer duren dan drie kwartier. Dan was er een kwartiertje plaspauze, uitwerken, bellen, enzovoorts. Strak schema, werkte goed. De spanningsboog van mensen is maar een minuut of zes, daarna raken we sowieso afgeleid, gaan we dromen van leukere dingen, maken we boodschappenlijstjes en tekeningetjes, verlangen we naar de avond of piekeren we over onze relaties.

4. Optimaal voorbereiden

Hier staat of valt een vergadering bij. Goed voorbereid is het een kwestie van combineren, consensus zoeken en besluiten. Heeft iemand de stukken niet gelezen, overweeg dan of zijn/haar aanwezigheid zin heeft. Heeft niemand de stukken gelezen, dan is het tijd voor een leespauze of een andere datum.

5. Vergader staand

Doe ik met plezier. Gewoon in een kring en geen afstandelijke barrières zoals tafels ertussen. Het gaat vele malen sneller, is gezond en veel directer, communicatiever. Wel knieën los en een beetje in beweging blijven. Levert een geweldige energie op. Zittend leunen mensen op stoelen en tafels, ze hangen achterover, spelen met speelgoed of ze bestuderen het plafond. Dat gebeurt allemaal een stuk minder als je staat.

6. Vergader zonder agenda

Een open agenda geeft medewerkers meer kansen om met hun punt te komen. Fundamentele vragen komen eerder aan bod, je schiet niet zo snel in de middelen/oplossingen modus en men zoekt beter en meer naar consensus. Maar je loopt zo geen 148 actiepunten door. Dus er zijn verschillende types vergaderpunten: actiepunten, reflectiepunten, onderzoekpresentatiepunten en opiniepunten. Hamerpunten zijn een aparte categorie, evenals punten over mensen.

Stop de verschillende categorieën in verschillende vergaderingen, of maak een bewuste afwisseling/mix.

7. Kies een echte (externe) voorzitter

Het is niet altijd verstandig om de baas/manager/hoogste ook voorzitter te laten zijn. Hij is immers partij. Een voorzitter moet de agenda bewaken, de voortgang, de inspraak, het tempo. Hij houdt koers, vat samen en rondt af per punt.

8. Vergader binnen de tijd

Eindtijd is eindtijd, dit speelt vanaf de eerste minuut. Zaken nog niet helder? Op een ander moment/plaats aan de helderheid werken. Zoek wel uit wat er nodig is. Zodra punten voor het gevoel uitlopen en/of uitdijen, meteen ingrijpen. Gaan we dit hier nu bespreken, of verplaatsen we het punt naar een later moment?

9. Vergader met een talking stick

Als iedereen alles moet vertellen wat hem/haar op het hart ligt, bij heel gewichtige besluiten, dan is een talking stick een heel mooi instrument. Ga in een kring zitten. Liefst zonder tafels tussen de deelnemers. De voorzitter heeft de talking stick in handen. Dat kan inderdaad een stok zijn, maar ook een knuffelbeer of een soepbord. Als de voorzitter is uitgesproken, legt hij de talking stick in het midden. Degene die nu iets wil zeggen, pakt de talking stick en gaat vertellen. De rest zwijgt en luistert. Dit gaat door totdat niemand meer iets wil zeggen.

10. Opnieuw: is vergaderen nodig?

Buiten wandelen is leuker, een groepschat kan ook een oplossing zijn, sociale media bieden nieuwe mogelijkheden. Vergaderen ruikt wel erg naar de vorige eeuw. Open de deuren en de ramen, kies voor een frisse wind in de vorm van zo nu en dan een externe spreker en let op de temperatuur. Iets te koud met een licht briesje in de zaal vergadert veel beter dan te warm met te weinig zuurstof.

Tot slot, ik heb regelmatig in een zwembad vergaderd, samen met de voorzitter baantjes getrokken, dat werkte erg goed.

Vergader ze, met plezier.

Foto: Communicatie-expert Roeland Schweitzer