Ken je het standaard beeld van vergaderen? Een tafel met een thermoskan koffie, een thermoskan thee en soms ook nog een glazen kan met water. Een acht of tien prettige kantoorstoelen waar iedereen te laat plaats opneemt. De vergadering begint vaan een 10 tot 15 minuten te laat. Een twee uur later sta je weer op, want zo lang duurt een belangrijke vergadering toch minimaal.

Het vergaderen is aan het veranderen

We gaan steeds meer ‘anders’ vergaderen en proberen andere manier te vinden. Eentje is staand vergaderen. Deze manier heeft een paar voordelen, namelijk:

1. Staand vergaderen houdt de vaart erin

Op de ‘oude manier’ van vergaderen gaan we vaak op dezelfde plaats zitten, er vinden ‘onder-onsjes’ plaats. Er wordt sneller afgeweken van de agenda en voordat je het weet lijkt het of je in een andere vergadering zit.

Bij staand vergaderen gebeurt dat minder of niet. De vaart blijft er ook in. Iedereen blijft bij de les en de vergadering is sneller klaar.

2. Sneller beslissen

Bij staand vergaderen worden er sneller beslissingen genomen. Geen lange toelichtingen op onderwerpen of een constante herhaling van redenen en discussies. Daardoor beslis je sneller en kan het onderwerp afgevinkt worden.

3. Meer non-verbale communicatie

Als je staat heb je een actievere houding en jouw medevergaderaars zien je ‘non-verbale’ communicatie. Dit helpt omdat de discussie duidelijker te maken. Dat wordt door iedereen ook beter begrepen.

4. Beweging is stimuleert de hersenen

Een open deur want iedereen weet dat bewegen goed voor onze hersenen is. Staand vergaderen helpt, je beweegt vele malen meer dan wanneer je zit. Klinkt logisch.

5. Stimuleert creativiteit en samenwerking

Als je staat ben je veel meer geneigd ideeën met elkaar te delen. Mensen gedragen zich minder territoriaal en gaan meer samenwerken om ideeën uit te werken en kwaliteit te verhogen.

6. Kostenbesparing

Je kunt het hierboven lezen. Allemaal voordelen waardoor je kosten bespaart. Je vergadert niet alleen sneller maar ook wat er besloten wordt heeft nut voor het werk.

7. Snel en frequent op de hoogte

Bij veel bedrijven is snel en staand vergaderen al heel normaal. Een werkoverleg duurt zo’n 10 tot 20 minuten. Dit doe je dagelijks aan het begin van de ochtend.

Het zijn overleggen die passen bij de scrum methode: een manier op producten of diensten te maken, waarin gewerkt wordt met verschillende teams die in korte tijd producten/diensten opleveren.

Door regelmatig een scrumoverleg te houden, worden de updates van het project met elkaar gedeeld. Daarop worden acties ondernomen. Stap-voor-stap, dat werkt erg effectief en is efficiënt omgaan met je tijd.

Kortom: kom uit die stoel en ga staan!

Vergader je al staand of zitten jullie nog lekker? Probeer het eens. Kijk daarna wat het je oplevert; snelheid, kwaliteit, effectiviteit etc..

Als de scrum methode je aanspreekt en je vergadert staand, dan moet je als team je de vragen stellen. Wat heb je gisteren gedaan, waar heb je aangewerkt? Wat ga je vandaag doen?

Kom uit die stoel en ga staand die vergadering in….

Foto: Staand vergaderen kan aan prachtige tafels die iets hoger staan. "Staan is het nieuwe zitten".

Persbericht TNO; staand vergaderen efficiënter