Heb je een doel? Dan kan je scoren!

Lekker ballen is leuk maar wil je een wedstrijd winnen dan moet je er echt iets meer voor doen. Dan loop je graag een paar extra meters voor je medespelers. Alles om een wedstrijd te winnen. Want, je wilt winnen, dat is je doel. Wil je met een vergadering scoren, dan heb je dat doel en die 'drive' absoluut nodig.

Vergaderen: het doel is vaak ver te zoeken

‘Het is altijd goed om regelmatig met elkaar van gedachten te wisselen’. Laten we daar duidelijk over zijn. Maar soms lijkt het een excuus om te vergaderen... Dan lijkt het meer op een theekransje.

Er is niets mis mee om van elkaar te weten wat we doen. Maar een overleg of vergadering zonder doel levert niet veel op. Pure tijdsverspilling.

Met een vergaderdoel kom je ergens

Van te voren moet je een doel stellen. Dan weet iedereen wat de bedoeling is van de vergadering. Met een goede en juist sturende voorzitter kom je er wel. Breng iedereen van te voren op de hoogte van je doel, dan kan men zich er op voorbereiden.

Welke vergaderdoelen bestaan er eigenlijk?

De 6 doelen van een vergadering

Grofweg kan je zes vergaderdoelen noemen: (1) informatie geven, (2) instructies geven, (3) ideeën ontwikkelen, (4) een mening vormen, (5) besluiten nemen en (6) plannen.

Doel 1: informatie geven en uitwisselen

Kennis uitwisselen en verzamelen staat centraal. Dat kan een expert zijn die informatie geeft over het onderwerp. De deelnemers kunnen kennisdelen en er is ruimte om vragen te stellen. Doel is kennis opbouwen.

Doel 2: instructies geven

Als instrueren het doel is, gaat het om het uitleggen van de bedoelingen. Tevens worden er taken verdeeld. Uiteraard kunnen er (korte) vragen gesteld worden over de taken. Maar vragen over de gemaakte keuzes en beslissingen is passé.

Doel 3: ideeën ontwikkelen

Hier draait het om brainstormen en het binnenhalen van ideeën. Iedereen denkt creatief na over problemen en mogelijke oplossingen. Er worden nog geen beslissingen genomen.

Doel 4: een mening vormen

Om een mening te vormen, moet je discussiëren en beargumenteren. Daarmee kan je mogelijke oplossingen vergelijken en analyseren. Op deze manier kan je tot besluiten komen.

Doel 5: besluiten nemen

Je moet met z’n allen besluiten nemen. Dat doe je op basis van meningen en argumenten. Als vergadering maak je een keus of je neemt een standpunt in om verder te gaan.

Doel 6: activiteiten plannen of een planning maken

Als de kogel door de kerk is moet je met elkaar om tafel. Want er moet het e.e.a. geregeld worden. Je maakt afspraken met elkaar en je legt data vast en iedereen krijgt zijn taak en/of opdracht.

Combinaties van doelen

Een vergadering kan meerdere doelen hebben. Bijvoorbeeld het vormen van een mening over een onderwerp en het nemen van een beslissing. Heb je meerdere doelen, dan is het zinvol en verstandig om per agendapunt aan te geven wat je doel is, wat je wilt realiseren. Een voorzitter heeft als taak om een vergadering goed te leiden en zich daaraan te houden.

Vraag aan jou

Kijk eens in jouw agenda, wanneer staat jouw volgende vergadering gepland? Wat verwacht jij van deze vergadering? Ken jij het doel van de vergadering?

Foto: Laat zien dat je een duidelijk doel hebt, dat is met een strafschop nemen bijvoorbeeld de kruising van het doel.

Met vergaderen moet je ook een duidelijk doel hebben en het proces hoe er vergadert wordt moet duidelijk zijn. Kortom; 'duidelijkheid en structuur'.