Ingrijpen tijdens een vergadering

Een vergadering die uitloopt. Irrelevante onderwerpen die veel te lang worden besproken. Een discussie die uitmondt in een nare ruzie. Helaas komen deze situaties regelmatig voor in vergaderzalen door heel Nederland.

Gelukkig zijn al deze problemen te voorkomen door in te grijpen voordat de situatie onhoudbaar wordt. De voorzitter dient er in eerste instantie voor te zorgen dat de vergadering goed verloopt. Uiteraard kunnen constructieve deelnemers hier ook aan bijdragen.

Maar hoe grijp je nou in op de juiste manier?

En wanneer kun je dat het beste doen?

Hoe grijp ik in?

Het belangrijkste is dat je vooral op een beleefde manier mensen onderbreekt. Bijvoorbeeld door te verwijzen naar eerder gemaakte afspraken over de wijze waarop vergaderd wordt: "dames en heren, dit is niet het moment om onze uitgebreide mening over dit onderwerp te geven. We dienen slechts informatieve vragen te stellen."

Een andere manier is door een voorstel ter verbetering van de situatie te doen: "we zijn al een half uur dit punt aan het bespreken, maar niemand weet echt waar het over gaat. Ik stel voor om dit onderwerp naar de volgende vergadering te verplaatsen met de afspraak dat iedereen de stukken tegen die tijd gelezen heeft."

Het maakt niet zo zeer uit waarom je ingrijpt, zolang je dat op een beleefde manier doet. Mocht je onverhoopt toch op een verkeerd moment hebben ingegrepen, dan wordt het je vrijwel direct vergeven als jouw interruptie een beleefde was.

Duidelijkheid, structuur en inhoud

In de eerste plaats dient de voorzitter te zorgen voor duidelijkheid. Iedereen moet weten wat er met een agendapunt aan de hand is, waarom het besproken wordt en op welke manier dat gebeurt. Zodra er onduidelijkheid lijkt te ontstaan, dient er te worden ingegrepen.

In de tweede plaats horen de bijdragen van deelnemers tijdens de vergadering doelmatig te zijn, oftewel: relevant. Begint iemand oude koeien uit de sloot te halen? Of diens eigen kennis te etaleren door een langdradige, creatieve vraag te stellen? Grijp dan in wanneer je merkt dat dit gebeurt.

Als je twijfelt, kun je degene die het woord heeft vragen naar de relevantie van zijn bijdrage. Zolang dit op een vriendelijke manier gebeurt, kan de vergadering op constructieve wijze verder gaan.

Het derde waar de voorzitter voor dient te zorgen is sfeer. Wanneer de sfeer in het gedrang komt doordat deelnemers persoonlijke aanvallen naar elkaars hoofd slingeren, grijp dan in en geef aan dat meningsverschillen zijn toegestaan zolang het over de inhoud gaat.

Aan de slag

Het kan lastig zijn om in te grijpen, maar dat neemt niet weg dat het vaak noodzakelijk is. Sterker nog: de overige deelnemers zullen je na afloop dankbaar zijn. Jij bent immers degene die er mede verantwoordelijk voor is dat de vergadering niet uitliep, er niet werd afgedwaald en dat de goede sfeer behouden bleef.

Wanneer je het proces vaker in de gaten houdt, zul je ook veel beter worden met de vaardigheid van het ingrijpen.

Mocht je binnenkort weer in een vergadering zitten die langzaam maar zeker aan het ontsporen is, stel jezelf dan de volgende vraag: wat weerhoudt je ervan om in te grijpen?

Bron: Nederlands Debat Instituut