Wat is de beste zaalopstelling?

Als je een bijeenkomst, vergadering of overleg organiseert, kan je de sfeer enigszins beïnvloeden door de stoel- en tafelopstelling. Er zijn natuurlijke vele vormen en variaties te bedenken. Ik bespreek hier kort de meest voorkomende varianten met de bijbehorende voor- en nadelen.

Theateropstelling met rechte rijen

Gebruik je de theateropstelling in lange rechte rijen vanaf een podium, dan creëer je afstand maar ook ruimte voor theater. De toehoorders kijken soms letterlijk op tegen de sprekers en voelen zich in een passieve rol geduwd. Voordeel is wel dat iedereen dezelfde kant uitkijkt en dat stimuleert om geconcentreerd te luisteren.

Theateropstelling met halve cirkels

Een vorm met één of meerdere halve cirkels zorgt voor meer betrokkenheid. Ook de mensen aan het uiteinde van de rijen zitten letterlijk dichter bij elkaar. De setting is daardoor - ondanks het “podiumgedeelte” - intiemer.

Open kring met losse stoelen

Een ronde kring van stoelen zonder tafels werkt goed voor creatieve sessies waar mensen open naar elkaar durven zijn over hun gedachten en gevoelens. Durf daarom te experimenteren en schuif met stoelen en tafels.

Voorbeeld brainstormsessie

In een raadszaal stonden op een avond alle tafels en stoelen in een klassieke vergaderopstelling: een grote kring met microfoons op tafel. Het doel van de bijeenkomst was juist om met elkaar in gesprek te gaan over een andere vergaderwijze en samen te zoeken naar andere manieren om met de inwoners te communiceren. Gelukkig zag de burgemeester ook direct dat deze opstelling niet productief was. Snel werd de zaalopstelling omgegooid. De zware tafels aan de kant en de stoelen in een slordige kring. Nog een paar stoelen bij elkaar die nog verschoven konden worden, afhankelijk van de opkomst. Deze sfeer paste beter bij de brainstorm. Iedereen kon elkaar makkelijker aankijken en aanspreken.

De rechthoekige tafel

Bij vergaderingen in kleinere groepen is de lange rechthoekige tafel favoriet. De voorzitter kan mooi aan het hoofd van de tafel zitten en iedereen goed aankijken en aanspreken. De deelnemers van de vergadering die naast elkaar zitten kunnen elkaar minder goed zien. Daarom is deze vorm wel praktisch maar niet ideaal.

De U-vorm of vierkant

Bij vergaderingen in een grote groep en ruimte worden de tafels in een rechthoek of vierkant geplaatst. Meestal staat de tafel voor de voorzitter aan de open kant van de 'U'. Ook deze vorm heeft de voor- en nadelen van de rechthoekige tafel. Bij presentaties kan iemand de kring in lopen.

De ronde tafel

De ronde tafel heeft als voordeel dat iedereen elkaar goed aan kan kijken en er een gevoel van onderlinge gelijkwaardigheid ontstaat. Dit komt omdat niemand de beste of slechtste plek bezet. Alle plekken zijn aan elkaar gelijk. Daarom was de ronde tafel van koning Arthur en zijn ridders zo bijzonder.

De ovale tafel

De ovale tafel combineert de voordelen van de ronde tafel met een vorm die het mogelijk maakt voor de voorzitter om toch aan het hoofd van de tafel te zitten.

Noodoplossing: voorzitter zit op de punt van een vierkant

Soms is er geen ronde of ovale tafel aanwezig maar is er wel een sterke wens om elkaar goed aan te kunnen kijken terwijl de voorzitter goed overzicht kan houden. Een noodoplossing is dan om met de aanwezige rechthoekige tafels een ruitvorm of vierkant te maken. De voorzitter zit daarbij voor een punt. Deze vorm benadert iets meer de ovaal met bijbehorende voordelen. Alleen zit de voorzitter niet helemaal ideaal aan de punt van de tafels, maar dat moet hij of zij ervoor over hebben!

Veel succes met het kiezen van de beste en meest praktische stoel- en tafelopstelling.

Foto: Opstelling in een vierkant. De aankleding van onderstaande ruimte is sfeerloos! Dit kan en moet beter.