Zonde: vergaderingen zijn soms echte tijd- en energievreters

Vergaderingen zijn soms echte tijd- en energievreters. Het is nuttig om af en toe te reflecteren. Hoe verlopen vergaderingen? Hieronder een checklist.

Wat gaat er goed bij het vergaderen en wat kan er beter?

Pak er eens een pen bij en kruis de opmerkingen aan die van toepassing zijn.

Welke van de volgende problemen herken je bij jouw eigen organisatie?

• De agenda wordt regelmatig te laat verstuurd

• De bijbehorende stukken of notulen zijn niet gelezen

• De deelnemers hebben zich niet voorbereid op de actiepunten of de bespreekpunten

• De vergadering begint te laat

• De deelnemers komen te laat

• De vergadering duurt te lang

• De deelnemers laten elkaar niet uitpraten

• De bijdragen zijn te lange, omslachtige of onduidelijke monologen

• De voorzitter discussieert mee

• De voorzitter grijpt niet in bij herhalingen

• De voorzitter grijpt niet in bij een te emotionele discussie

• Te veel tijd wordt besteed aan onbelangrijke onderwerpen

• Er is te weinig tijd voor echt belangrijke onderwerpen

• Men dwaalt af van het eigenlijke onderwerp

• Onduidelijkheid over de vergaderorde zoals de spreektermijnen

• Onduidelijkheid over het doel van een bespreekpunt

• Onduidelijkheid over het genomen besluit

• Verwarring rondom gebruikte begrippen en termen

• Mensen blijven protesteren tegen eerder genomen besluiten

• Een paar mensen domineren, terwijl het merendeel zwijgend zit te mokken

• Er ontstaat irritatie, boosheid en moedeloosheid vanwege al het bovenstaande.

Hoeveel knelpunten heb je hierboven geteld? Viel dat mee of tegen?

Is er nog een niet genoemd die je zou willen toevoegen?

Hoe zou het moeten gaan?

Laten we ook naar de positieve kanten van de vergadering kijken.

Hieronder staat het ideale beeld geschetst dat we voortdurend voor ogen houden bij onze inspanningen.

Welke van onderstaande punten gaan bij jouw vergaderingen wel goed?

• Op de afgesproken tijd beginnen

• Iedereen is op tijd aanwezig

• Binnen de afgesproken tijd vergaderen

• Naar elkaar luisteren, inhoudelijk op elkaars argumenten reageren

• Korte, heldere mondelinge bijdragen

• De voorzitter leidt de discussie zodat alle deelnemers aan bod komen

• Weinig tijd besteden aan onbelangrijke, kleine onderwerpen

• Voldoende tijd besteden aan voor belangrijke, grote onderwerpen

• Houden aan de vergaderorde en de afgesproken agenda

• Bij het onderwerp en de bedoeling van de agenda blijven

• Duidelijkheid over de vergaderorde, spreektermijnen

• Duidelijkheid over het doel van een bespreekpunt

• Duidelijkheid over het genomen besluit

• Helderheid rondom de gebruikte termen en begrippen.

Hoeveel positieve punten hebt je nu geteld? Viel dat mee of tegen?

Als het meeviel en eigenlijk best goed gaat, kan je met een tevreden glimlach jouw vergaderingen voortzetten.

Als er veel punten waren die beter kunnen, maak je zich dan geen zorgen; ik blijf tips geven over wat je zelf kunt doen om efficiënter te vergaderen.

Bron: Nederlands Debat Instituut